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Scenari
Quattro passi per mettere ordine
Questi scenari sono costruiti per spiegare. I nomi sono inventati. I numeri attesi sono stime, non garanzie.
Scenario
Scenario: Olga capisce quanto è delicato ogni sistema
La situazione
Olga deve capire quanto è delicato ciascun sistema di intelligenza artificiale usato in azienda. Oggi le informazioni stanno in presentazioni sparse. Nessuno sa quali strumenti toccano candidati o clienti. Il regolamento europeo chiede più cura sui casi ad alto rischio. Olga vuole un metodo sobrio, senza fingere di avere già un parere legale.
Cosa cambia
Mettiamo i sistemi sul tavolo e descriviamo cosa fanno, su chi agiscono e chi decide. Olga vede dove serve più attenzione. Non sostituiamo l'avvocato: prepariamo prove e domande per chi deve firmare le scelte. Ogni scheda indica anche da quale data valgono gli obblighi per quel sistema.
Prima e dopo
Lunedì mattina
Prima: Olga riceve un elenco confuso di strumenti AI tra uffici e fornitori. Chiede ai responsabili e ottiene risposte incomplete.
Dopo: Compila una scheda per sistema con scopo, persone coinvolte e livello di attenzione richiesto.
Mercoledì
Prima: Il consiglio chiede quali sistemi toccano le assunzioni. Olga risponde a voce, ma un programma che legge i curriculum era fuori elenco.
Dopo: Mostra la scheda aggiornata e spiega perché quel sistema richiede una decisione umana esplicita.
Venerdì
Prima: Olga manda al legale esterno presentazioni generiche. Il legale chiede prove prima di qualsiasi parere.
Dopo: Allega schede, criteri e limiti dichiarati, e scrive chiaramente che non si tratta di un parere legale.
Stima, non garanzia: dal 70% al 90% dei sistemi riceve una scheda utile entro il primo ciclo di lavoro.
Due rischi, e come si gestiscono
- Se manca il responsabile di un sistema, la scheda resta aperta: non inventiamo un nome.
- Se il calendario europeo cambia, le schede si aggiornano: nessuna data viene data per certa prima del tempo.
Come si parte. In un mese elencate i sistemi in uso e completate le schede dei tre più delicati insieme a chi decide. Il legale riceve il materiale già ordinato.
Scenario
Scenario: Dario tiene aggiornato l'elenco dei sistemi
La situazione
Dario deve tenere l'elenco dei sistemi di intelligenza artificiale dell'azienda. Ogni mese un ufficio prova uno strumento nuovo senza dirlo. Al controllo interno mancano date e responsabili. Dario vuole un elenco aggiornato, con chi lo cura e cosa è stato spento. Non vuole promesse vuote di controllo totale. Gli basta sapere, in ogni momento, cosa è acceso, a cosa serve e a chi chiedere.
Cosa cambia
Costruiamo l'elenco dei sistemi con responsabile, scopo e data di revisione. Dario riceve un avviso quando qualcosa cambia. Gli uffici non aggiungono strumenti in silenzio. L'elenco resta leggibile anche da chi non ha una formazione tecnica.
Prima e dopo
Martedì
Prima: Dario scopre da una chat che un ufficio usa un assistente interno. Non sa da quando, né chi lo gestisce.
Dopo: Il responsabile registra il sistema prima di usarlo e Dario vede data e scopo.
Giovedì
Prima: Un fornitore chiede se un vecchio strumento è ancora attivo. Dario risponde incerto e rischia di lasciare accessi aperti.
Dopo: Consulta l'elenco e vede la data di spegnimento e chi l'ha confermata.
Venerdì
Prima: Per il riepilogo mensile all'amministratore delegato Dario unisce fogli diversi e sbaglia lo stato di due sistemi.
Dopo: Esporta l'elenco aggiornato con sistemi attivi, in revisione e spenti, in una pagina.
Stima, non garanzia: dall'80% al 95% delle modifiche entra nell'elenco entro una settimana.
Due rischi, e come si gestiscono
- Se un ufficio non dichiara uno strumento, la lacuna resta evidenziata finché non si chiude.
- Senza un responsabile nominato per ogni riga, l'elenco torna a essere un foglio dimenticato.
Come si parte. In due settimane aprite l'elenco con i sistemi già noti e nominate un responsabile per ciascuna riga. Poi fissate una data di revisione mensile.
Scenario
Scenario: Vera decide cosa dire a clienti e dipendenti
La situazione
Vera deve stabilire cosa dire a clienti e dipendenti quando un assistente AI risponde o prepara una proposta. Oggi i testi sono improvvisati. A volte nessuno dichiara che dall'altra parte non c'è una persona. Il regolamento europeo chiede trasparenza. Vera vuole frasi chiare, canali giusti e il passaggio a una persona.
Cosa cambia
Scriviamo insieme le frasi di dichiarazione e i punti di passaggio a una persona. Vera le prova sui canali reali. Chi gestisce i canali sa cosa dire. Chi scrive o chiama capisce subito di parlare con un assistente AI, non con un collega.
Prima e dopo
Lunedì
Prima: Un cliente chiede in chat se sta parlando con una persona. La chat aveva già scambiato tre messaggi senza dirlo.
Dopo: La prima frase dichiara l'assistente AI e offre subito il passaggio a una persona.
Mercoledì
Prima: Un dipendente chiede all'assistente interno se le ferie sono approvate e riceve una risposta secca, senza capire chi l'ha data.
Dopo: L'assistente si presenta, cita il documento e passa a una persona se serve una decisione.
Venerdì
Prima: Comunicazione e ufficio del personale propongono formule diverse e i messaggi si contraddicono tra una sede e l'altra.
Dopo: Restano tre frasi approvate, con data di revisione e responsabile del testo.
Stima, non garanzia: dall'80% al 90% dei canali mostra la dichiarazione corretta al primo rilascio.
Due rischi, e come si gestiscono
- Se un canale non può mostrare testo, la dichiarazione si fa a voce: la prevediamo nel copione.
- Non sostituiamo il parere del legale: consegniamo i testi e le prove di dove compaiono.
Come si parte. In tre settimane scrivete le frasi e le provate su un canale. Poi le estendete agli altri canali attivi, uno alla volta, controllando che compaiano davvero.
Scenario
Scenario: Carla raccoglie le prove su cosa fa davvero il sistema
La situazione
Carla deve raccogliere prove su cosa fa davvero un sistema AI prima di farlo lavorare su dati reali. Oggi le prove sono informali e si perdono. In caso di incidente nessuno sa cosa è stato verificato. Carla vuole prove ripetibili, limiti dichiarati e un verbale firmato. Non vuole vantare certificazioni che l'azienda non ha.
Cosa cambia
Definiamo i casi di prova, li eseguiamo e firmiamo l'esito. Carla archivia cosa ha funzionato e cosa no. Il sistema non entra in uso senza quel verbale. Le prove si ripetono dopo ogni cambiamento importante del sistema.
Prima e dopo
Martedì
Prima: Il fornitore ha mostrato solo esempi facili. Carla non sa come si comporta il sistema nei casi difficili.
Dopo: Carla prepara i casi difficili, li esegue e firma i risultati con il responsabile del sistema.
Giovedì
Prima: Un aggiornamento del fornitore cambia le risposte, ma nessuno ripete le prove.
Dopo: Si ripetono le prove principali e il vecchio verbale non vale finché non è rifatto.
Venerdì
Prima: Il fornitore parla di affidabilità totale e Carla non ha numeri veri da opporre.
Dopo: Carla presenta all'amministratore delegato prove, limiti e casi falliti. La scelta se procedere o fermarsi resta a lui.
Stima, non garanzia: da 10 a 15 prove mirate bastano di solito per decidere se tenere acceso il sistema o spegnerlo.
Due rischi, e come si gestiscono
- Se una prova fallisce in modo grave, il sistema resta spento finché la correzione non è verificata.
- Non abbiamo una certificazione ISO da esibire: mostriamo le prove firmate.
Come si parte. In un mese definite con noi i casi di prova e firmate il primo verbale prima di qualsiasi uso reale. Il verbale indica anche quando ripetere le prove.
Partiamo da un vostro processo vero